Mayan EDMS

Firma PAITO Sp.z o.o. oferuje wdrożenie i serwis opensourcowego oprogramowania do zarządzania dokumentami Mayan EDMS. Oprogramowanie to poprawia bezpieczeństwo oraz ułatwia i przyspiesza dostęp do dokumentów w Państwa firmie. Mayan nie posiada ograniczeń czasowych, ani limitu użytkowników, którzy mogą z niego korzystać. Można go skonfigurować w taki sposób, by dostęp do dokumentów możliwy był wyłącznie z wewnętrznej sieci firmowej lub z dowolnego miejsca na świecie. System działa w przeglądarce internetowej, nie wymaga instalowania czegokolwiek na stanowisku pracy i można go używać na dowolnym urządzeniu (komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie) i systemie operacyjnym (Windows, Linux, macOS, Android).

Mayan to nowoczesny i niezawodny system, będący świetnym wyborem dla tych firm, które nie potrzebują tak złożonych i kosztownych we wdrożeniu narzędzi jak np. Alfresco czy Nuxeo.

Dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów usprawnisz działanie swojej firmy i oszczędzisz cenny czasu swoich pracowników. W efekcie Twoja firma znacząco obniży koszty i jednocześnie zwiększy efektywność funkcjonowania.


Wybrane korzyści z systemu EDMS

  1. Przyspieszenie wyszukiwania informacji
    Proces wyszukiwania dokumentu przez pracownika skraca się z minut do sekund. Nie ma znaczenia czy był to papierowy wydruk, e-mail, plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, czy zdjęcie – potrzebny dokument znajdziesz podając:
    • datę jego utworzenia lub zarejestrowania w systemie,
    • całość lub fragmentu jego nazwy bądź numeru,
    • kontrahenta którego dotyczy lub
    • dowolny fragment jego treści (np. nazwy towaru z faktury).
  2. Ułatwienie dostępu i usprawnienie pracy grupowej
    • jednoczesny dostęp wielu pracowników do tego samego dokumentu,
    • dostęp do dokumentów dla pracowników będących poza firmą (np. handlowcy, pracownicy home office, osoby w trakcie delegacji lub urlopu),
    • możliwość komentowania dokumentów oraz zmiany ich statusów (np. akceptacji lub odrzucenia).
Magazyn dokumentóws
Bezpieczeństwo dokumentów
  1. Usprawnienie kontroli dostępu
    • precyzyjne przydzielanie lub ograniczanie dostępu poszczególnych pracowników do konkretnych dokumentów lub ich typów,
    • informacja kto aktualnie zajmuje się danym dokumentem oraz kto i kiedy zajmował się nim w przeszłości i co z nim robił.
  2. Poprawa bezpieczeństwa
    Eliminacja niebezpieczeństwa kradzieży, utraty lub uszkodzenia dokumentów:
    • pracownicy nie muszą ich mieć „pod ręką”, więc dokumenty mogą być przechowywane w bezpiecznym miejscu.
    • ograniczenie konieczności przekazywania dokumentów poprzez e-mail lub na nośnikach typu pendrivie znacząco redukuje niebezpieczeństwo dostania się ich w niepowołane ręce.
  3. Oszczędności i ekologia
    Ograniczenie tworzenia i powielania dokumentów oraz ich przechowywania i archiwizacji. Oznacza to oszczędności:
    • miejsca,
    • energii,
    • sprzętu biurowego (drukarki, kserokopiarki) oraz
    • materiałów eksploatacyjnych (papier, tusz, toner).

Podstawowa funkcjonalność Mayan EDMS

  • Elastyczne wprowadzanie dokumentów
    Pliki mogą być wgrywane do Mayan-a ręcznie lub system zaimportuje je automatycznie ze wskazanych katalogów lub adresów e-mail.
  • Wersjonowanie dokumentów
    System umożliwia przechowywanie wielu wersji tego samego dokumentu, jak również pobieranie lub przywracanie wersji poprzednich.
  • Automatyczne przetwarzanie OCR
    Przesyłane do systemu dokumenty mogą być poddane automatycznemu rozpoznawaniu tekstu.
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe
    Dokumenty można wyszukiwać według ich treści oraz informacji dodatkowych.
  • Opcjonalne informacje dodatkowe
    Dla każdego typu dokumentów można stworzyć indywidualny zestaw dodatkowych informacji (metadanych) opisujących jego specyficzne cechy (np. numer, datę utworzenia)
  • Konfigurowalne grupowanie dokumentów
    System pozwala na automatyczne grupowanie dokumentów na podstawie zawartości oraz właściwości. Istnieje również możliwość ręcznego klasyfikowania dokumentów z wykorzystaniem tzw. szafek.
  • Oznaczanie dokumentów kolorowymi etykietami
    System pozwala na oznaczanie dokumentów kolorowymi etykietami (tzw. tag-ami) w celu ich intuicyjnego i łatwego rozpoznawania oraz grupowania.
  • Obieg dokumentów (workflow)
    Mayan pozwala definiować różne ścieżki obiegu dokumentów w firmie oraz śledź ich historyczne i bieżące stany.
  • Weryfikacja podpisów elektronicznych
    System umożliwia sprawdzanie autentyczność dokumentów poprzez weryfikacje ich podpisów kryptograficznych.
  • Pisanie komentarzy
    System pozwala użytkownikom komentować poszczególne wersje dokumentów.
  • Obsługa różnych formatów dokumentów
    System potrafi obsługiwać zarówno proste jak i złożone, wielostronicowe dokumenty przechowywane w wielu formatach (np. pdf, jpg, png, tiff, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, ods, odt, odp, rtf, html, txt)
  • Rozbudowany system uprawnień
    Mayan dostarcza rozbudowany mechanizm pozwalający precyzyjnie określić uprawnienia poszczególnych użytkowników do konkretnych funkcjonalności i dokumentów.
  • Elastyczna instalacja
    Mayan może działać na serwerze klienta lub serwerze wydzierżawionym, a nawet w oparciu o rozwiązania chmurowe firm trzecich (np. Amazon EC2).

Dzięki EDMS, zarówno Ty jak i Twoi pracownicy, zawsze macie wszystkie niezbędne dokumenty przy sobie, bez obawy o ich bezpieczeństwo - nieważne czy jesteście w biurze, w domu, w delegacji czy na wczasach.


Przykładowe, szacunkowe koszty wdrożeniasystemu Mayan w małej firmie.

Założenia
  • z systemu Mayan będzie korzystać 5 pracowników (dot. kosztów szkoleń),
  • firma wykorzystuje 10 rodzajów dokumentów,
  • nie będzie wykorzystywana funkcjonalność związana z obiegiem dokumentów,
  • nie uwzględniono ewentualnych kosztów dojazdu,
  • nie uwzględniono ewentualnych kosztów serwera.
Etapy prac
  1. Analiza przedwdrożeniowa w celu określenia
    • typów dokumentów oraz informacji ich opisujących,
    • użytkowników oraz przysługujących im grup uprawnień,
    • sposobu kategoryzacji dokumentów, tj. szafek, tag-ów, indeksów,
    • sposobów przesyłania dokumentów do systemu,
    • warunków technicznych dot. instalacji (serwer, kopie zapasowe, itp.).
  2. Prace instalacyjno-konfiguracyjne w zakresie
    • systemu operacyjnego i serwera bazy danych,
    • systemowego firewall-a,
    • opcjonalnej usługi udostępniania plików i katalogów w sieci lokalnej,
    • mechanizmu wykonywania kopii zapasowej i odtwarzania,
    • systemu Mayan wraz w niezbędnymi komponentami i certyfikatami.
  3. Szkolenie użytkowników
    • szkolenie wyznaczonych osób w postaci dwóch 30 minutowych indywidualnych lekcji na stanowisku pracy (administrator 2 x 1 godz.),
    • dostarczenie skróconej instrukcji użytkownika w j. polskim,
    • konsultacje telefoniczne (2 godziny),
    • po szkoleniach baza danych zostanie zastąpiona czystą bazą produkcyjną.
Cena przykładowego wdrożenia 2150 zł

Koszty prac wykonanych poza ustalonym zakresem wynoszą 50 zł/godz.
Wszystkie ceny są cenami netto i nie uwzględniają podatku VAT.

Przedstawiona oferta cenowa ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu Art. 66 par. 1 Kodeksu Cywilnego.